‘One hell of a job’

Havana Orange verzorgt al jaren de persvoorlichting voor de Wereldhavendagen en heeft in het verleden het evenement ook van het nodige communicatieadvies voorzien. Dus toen de organisatie last minute op zoek was naar een vervangend projectleider communicatie, kwamen ze vanzelfsprekend… Je raadt het al.

De Wereldhavendagen is een fenomeen in Rotterdam: een evenement dat jaarlijks zo’n 400.000 mensen trekt die zich vergapen aan de Rotterdamse haven en maritieme sector in al hun grootsheid. Drie dagen lang staat er een enorm gebied midden in de stad én op een van de drukstbevaren stukjes water van Nederland in het teken van schepen in alle soorten en maten, honderden bedrijven die zich op de kades presenteren, spectaculaire shows op het water en excursies per bus, boot of benenwagen naar de haven of die juist de geschiedenis van de stadshavens ontdekken.

Het spreekt voor zich dat je zo’n evenement niet eventjes tussendoor organiseert. Dus toen begin juni de projectleider communicatie vertrok (het eerste aanspreekpunt van ons als afdeling persvoorlichting en PR), kwam de organisatie al snel bij onze Robin van Essel uit. Vanaf medio juni trad hij toe tot het kernteam van zes personen, om zich aan de schone taak te gaan wijden om alle communicatie rond het evenement over de finishlijn te slepen.

Dat was, zacht uitgedrukt, best een behoorlijke klus.

Alle strategische en uitvoerende communicatie richting consumenten, omwonenden, bedrijven, gemeente, sponsoren, partners en andere belanghebbenden. Zowel B2B-communicatie, als storytelling, als ‘praktische informatie’, als ad-hoc ‘brandjes blussen’. Interne communicatie ten behoeve van de crisis preparedness van de grote groep vrijwilligers en gidsen.

Alle zichtbaarheid van het evenement in de stad, van de honderden vlaggen, digitale schermen en de aangeklede zeecontainers, tot de E1-powerboat in de hal van CS, havenberoepen in winkeletalages en de foto-expo bij het Maritiem Museum. Alle bewegwijzering, informatieschermen met partnerreclames en andere signing op het evenemententerrein zelf.

Aansturing van de teams voor social media, online marketing en mediaproductie. Redactie van de website en aansturing van de partijen die zich bezighouden met de ticketverkoop. Contact met mediapartners en de PR-tak (vertegenwoordigd door onze collega’s Middel en Maartje – waarbij dus de vreemde situatie ontstond dat Robin opdrachtgever werd van zijn eigen werkgever).

En dan vergeten we vast nog wel een en ander. Het was ‘one hell of a job’. Maar ook ontzettend tof om het grootste maritieme evenement van Nederland, met zo’n enorme impact op de omgeving, waar zo veel bezoekers en deelnemende bedrijven elk jaar van genieten, en georganiseerd door zo’n klein hecht team, van dichtbij bij elkaar te zien komen!